Il Titolare del trattamento è GB Restaurare S.r.l.s. (14917341001), con sede in Roma, Via Ortucchio 86, CAP 00131.
Per qualunque richiesta in materia di protezione dei dati personali è possibile contattare il Titolare ai recapiti di seguito indicati:
PEC: gbrestaurare@legalmail.it
PEO: info@gbrestaurare.it
E-mail privacy: privacy@gbrestaurare.it
Responsabile della protezione dei dati (DPO): non essendo un organismo pubblico e non svolgendo, quale attività principale, trattamenti che richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala né trattamenti su larga scala di categorie particolari di dati personali o di dati giudiziari, il Titolare non è soggetto all’obbligo di designazione del Responsabile della protezione dei dati ai sensi dell’art. 37 del Regolamento (UE) 2016/679. Per qualsiasi questione inerente al trattamento dei dati personali e per l’esercizio dei diritti, gli interessati possono fare riferimento direttamente al Titolare ai recapiti sopra indicati.
La presente informativa riguarda i dati personali raccolti da GB Restaurare:
- tramite e-mail diretta inviata ai recapiti della società;
- tramite modulo di contatto del sito, anche quando il modulo utilizza un sistema automatizzato o di intelligenza artificiale per organizzare, strutturare o trasformare i contenuti inseriti dall’utente in un messaggio e-mail destinato alla medesima casella di posta del Titolare;
- tramite WhatsApp o altro canale di messaggistica eventualmente indicato dal Titolare;
- mediante successiva registrazione e gestione delle informazioni nel CRM aziendale;
- tramite l’iscrizione alla newsletter e alle comunicazioni informative o promozionali del Titolare.
La presente informativa non sostituisce la cookie policy del sito, che disciplina separatamente i cookie e gli altri strumenti di tracciamento eventualmente utilizzati nella navigazione.
Il Titolare può trattare, a seconda del canale utilizzato:
- dati identificativi e di contatto: nome, cognome, ragione sociale, e-mail, numero di telefono;
- dati contenuti nel messaggio, nella richiesta di informazioni o di preventivo, nelle comunicazioni via e-mail, nel modulo del sito o via WhatsApp;
- eventuali allegati trasmessi dall’interessato;
- dati relativi alle interazioni commerciali e precontrattuali;
- dati organizzativi e storici del contatto registrati nel CRM (ad es. data del contatto, esito del ricontatto, stato della pratica, richieste formulate, note operative interne pertinenti);
- dati tecnici strettamente necessari alla sicurezza e al funzionamento dei sistemi, dei canali di comunicazione e del sito;
- comunicazioni promozionali via e-mail, dati relativi all’iscrizione, alla gestione della lista contatti, allo stato del consenso e alle eventuali preferenze espresse dall’interessato;
- dati relativi all’interazione con newsletter o e-mail promozionali, compresi quelli rilevati tramite tracking pixel o strumenti analoghi, nei limiti e secondo le condizioni indicate nella presente informativa.
Se il modulo del sito utilizza strumenti di IA, tali strumenti operano unicamente come supporto tecnico alla ricezione, alla riorganizzazione o alla trasmissione del contenuto inserito dall’utente; il dato personale resta comunque trattato dal Titolare per le finalità indicate nella presente informativa.
Il Titolare può inoltre trattare dati personali comunicati direttamente dall’interessato tramite posta elettronica, telefono, WhatsApp o altri canali di contatto aziendali eventualmente indicati sul sito.
I dati raccolti tramite il modulo di contatto, e-mail, telefono o messaggistica possono essere successivamente registrati e organizzati all’interno del sistema gestionale/CRM del Titolare esclusivamente da personale autorizzato, per finalità coerenti con la richiesta ricevuta e nei limiti di quanto necessario alla gestione del contatto, del ricontatto, della preventivazione e dell’eventuale rapporto contrattuale.
Qualora il Titolare utilizzi sistemi di risposta automatica, chatbot o segreteria assistiti da strumenti di intelligenza artificiale, tali strumenti operano esclusivamente con funzione di supporto informativo e organizzativo, per ricevere richieste, instradarle correttamente e agevolare il successivo intervento umano.
L’interessato è invitato a non comunicare, salvo effettiva necessità, categorie particolari di dati personali o dati di terzi non previamente informati.
I servizi e i canali di contatto del Titolare sono destinati prevalentemente a soggetti maggiorenni.
I dati sono raccolti:
- direttamente presso l’interessato, quando questi contatta il Titolare tramite e-mail;
- direttamente presso l’interessato, quando compila il form del sito;
- direttamente presso l’interessato, quando invia un messaggio via WhatsApp;
- dal personale autorizzato del Titolare, che può successivamente registrare nel CRM le informazioni pertinenti contenute nelle comunicazioni ricevute o emerse nel successivo ricontatto;
- direttamente presso l’interessato, quando si iscrive alla newsletter o presta il consenso a ricevere comunicazioni informative o promozionali.
Quando i dati sono raccolti presso l’interessato, l’informativa deve essere fornita al momento in cui i dati personali sono ottenuti.
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità.
a) Gestione delle richieste di contatto, informazioni, sopralluoghi e preventivi
Comprende la ricezione del messaggio, la lettura, la classificazione, il ricontatto dell’interessato, la gestione della richiesta e lo svolgimento di attività precontrattuali.
Base giuridica:
- art. 6, par. 1, lett. b), GDPR, quando il contatto è finalizzato a richieste dell’interessato dirette a ottenere informazioni, preventivi o altre misure precontrattuali;
- in via residuale, art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, per la gestione ordinata dei contatti e delle comunicazioni non strettamente precontrattuali, nei limiti del legittimo interesse del Titolare a organizzare e dare riscontro alle comunicazioni ricevute.
b) Gestione del rapporto contrattuale ed esecuzione delle prestazioni
Se dal contatto nasce un incarico, i dati saranno trattati per l’esecuzione del rapporto.
Base giuridica:
- art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.
c) Adempimenti amministrativi, fiscali, contabili, organizzativi e di compliance
Comprende gli adempimenti collegati alla gestione dell’attività aziendale e del rapporto con il cliente.
Base giuridica:
- art. 6, par. 1, lett. c), GDPR.
d) Archiviazione e gestione dei contatti nel CRM
Le informazioni raccolte tramite e-mail, form e WhatsApp possono essere registrate e conservate nel CRM aziendale per gestire in modo ordinato le richieste, il loro esito, gli eventuali follow-up e la storia dei contatti.
Base giuridica:
- art. 6, par. 1, lett. b), GDPR, quando la registrazione nel CRM è necessaria alla gestione della richiesta o del rapporto;
- art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, per esigenze organizzative, documentali e difensive del Titolare, nei limiti di pertinenza e necessità.
e) Sicurezza dei sistemi, prevenzione abusi, tutela dei diritti del Titolare
Comprende la protezione dei sistemi di comunicazione, la gestione di usi impropri e la tutela in sede stragiudiziale o giudiziale.
Base giuridica:
- art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.
f) Invio di comunicazioni promozionali, newsletter, aggiornamenti commerciali e inserimento nella mailing list
I dati raccolti tramite e-mail, modulo del sito o WhatsApp possono essere utilizzati per finalità di marketing solo previo consenso specifico, libero, distinto e revocabile dell’interessato.
Base giuridica:
- art. 6, par. 1, lett. a), GDPR.
g) Utilizzo di tracking pixel e strumenti analoghi nelle newsletter o nelle comunicazioni e-mail promozionali
Nell’ambito dell’invio della newsletter e delle comunicazioni promozionali via e-mail, il Titolare utilizza strumenti idonei a rilevare l’interazione dell’utente con il messaggio, quali l’apertura dell’e-mail, il numero di aperture, l’interazione con link o contenuti, il dispositivo utilizzato o dati analoghi, mediante tracking pixel o tecnologie equivalenti, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.
Base giuridica:
- consenso dell’interessato, ove richiesto ai sensi della normativa applicabile, incluse le disposizioni dell’art. 122 del d.lgs. 196/2003;
- oppure altra base legittimante nei soli casi espressamente consentiti dalla legge.
Il conferimento dei dati contrassegnati come necessari nei canali di contatto è necessario per poter ricevere riscontro alla richiesta.
Il mancato conferimento dei dati necessari può impedire al Titolare di:
- identificare il richiedente;
- ricontattarlo;
- gestire la richiesta di informazioni o preventivo;
- dare esecuzione alle attività richieste.
Il conferimento per finalità di marketing è invece facoltativo. Il mancato consenso non pregiudica in alcun modo la possibilità di inviare richieste, ricevere risposte o instaurare rapporti con il Titolare.
Il consenso per l’inserimento nella mailing list e per l’invio di comunicazioni promozionali deve essere raccolto con modalità separate rispetto al semplice invio del messaggio di contatto.
A tal fine:
- nel modulo del sito il consenso marketing deve risultare da una specifica azione positiva dell’interessato, distinta dalla presa visione della presente informativa;
- nelle richieste via e-mail o WhatsApp il Titolare acquisirà il consenso con modalità documentabili prima dell’inserimento in mailing list;
- il consenso può riguardare esclusivamente le finalità promozionali e non deve essere presunto dal mero invio di una richiesta di contatto.
L’interessato ha il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
La revoca può essere esercitata:
- tramite il link di disiscrizione presente nelle comunicazioni;
- scrivendo ai recapiti del Titolare;
- con qualunque richiesta espressa diretta a cessare l’invio di comunicazioni promozionali.
Con riferimento all'utilizzo di tracking pixel o strumenti analoghi nelle newsletter e nelle comunicazioni e-mail promozionali, l’interessato può revocare il consenso anche in forma granulare, scegliendo se:
revocare integralmente il consenso alla ricezione delle newsletter e delle comunicazioni promozionali;
oppure continuare a ricevere le comunicazioni revocando esclusivamente il consenso al tracciamento mediante tracking pixel o strumenti analoghi.
A seguito della revoca, i dati non saranno più trattati per finalità di marketing, ferma la possibilità di conservarli per altre finalità lecite eventualmente ancora sussistenti.
Il modulo di contatto del sito utilizza componenti software e sistemi di intelligenza artificiale per:
- ricevere le informazioni inserite dall’utente;
- ordinarle o strutturarle;
- trasformarle in un testo e-mail;
- agevolare l’instradamento interno della richiesta,
Tali operazioni sono svolte esclusivamente come strumenti di supporto tecnico alla comunicazione. In tale contesto:
- il Titolare resta responsabile della trasparenza del trattamento e delle informazioni dovute all’interessato;
- il fornitore della soluzione tecnica opera quale responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, sulla base di idoneo accordo;
- il trattamento non è utilizzato per assumere decisioni unicamente automatizzate che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato;
- la richiesta viene comunque presa in carico e gestita da persone autorizzate dal Titolare.
- Restano separati i profili relativi ai cookie o ad altri strumenti di tracciamento tecnicamente incorporati nella pagina del modulo, che sono disciplinati nell’apposita cookie policy.
- Se l’interessato contatta il Titolare tramite WhatsApp, i dati contenuti nel messaggio sono trattati dal Titolare per dare riscontro alla richiesta, secondo le basi giuridiche indicate all’art. 5 della presente informativa.
- L’uso di WhatsApp costituisce un canale di comunicazione scelto dall’interessato o messo a disposizione dal Titolare per agevolare i contatti. Le condizioni di funzionamento del servizio e il trattamento effettuato dal relativo fornitore restano disciplinati dalle informative e condizioni del medesimo fornitore, autonome rispetto alla presente privacy policy.
- I contenuti delle conversazioni pertinenti sono registrati nel CRM del Titolare nella misura necessaria alla gestione del contatto, del preventivo, del rapporto o della tutela dei diritti del Titolare.
I dati personali sono comunicati, nei limiti delle finalità sopra indicate, a:
personale interno autorizzato del Titolare;
fornitori di servizi IT, hosting, posta elettronica, manutenzione del sito, sistemi di form e automazione;
fornitore del CRM aziendale;
fornitori delle soluzioni tecniche di intelligenza artificiale, chatbot e segreteria virtuale;
fornitori di piattaforme di newsletter, e-mail marketing e gestione professionale delle comunicazioni digitali;
consulenti amministrativi, fiscali, legali e organizzativi;
soggetti che supportano il Titolare nella gestione delle richieste o nell’esecuzione del rapporto;
autorità, enti o soggetti legittimati a ricevere i dati in forza di legge o provvedimenti.
Quando tali soggetti trattano i dati per conto del Titolare, essi operano quali responsabili del trattamento sulla base di accordi conformi all’art. 28 GDPR. Quando invece agiscono in autonomia per proprie finalità, operano quali titolari autonomi.
I dati sono trattati prevalentemente all’interno dello Spazio Economico Europeo. Nei casi in cui i servizi tecnologici utilizzati dal Titolare (inclusi i servizi di CRM, intelligenza artificiale, messaggistica o gestione newsletter) comportino trattamenti o accessi a dati da Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo, tali trasferimenti avvengono esclusivamente nel rispetto del Capo V del Regolamento (UE) 2016/679, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea ai sensi dell’art. 45 GDPR, della sottoscrizione di Clausole Contrattuali Standard (SCC) ai sensi dell’art. 46 GDPR o di altre garanzie appropriate previste dalla normativa applicabile.
Il Titolare conserva i dati per un periodo non superiore a quello necessario rispetto alle finalità per cui sono trattati.
12.1 Contatti che non sfociano in un rapporto contrattuale
I dati raccolti tramite e-mail, modulo del sito o WhatsApp e registrati nel CRM sono conservati per 24 mesi dall’ultimo contatto utile con l’interessato, salvo ulteriore necessità documentata.
12.2 Contatti che sfociano in preventivi, trattative o rapporti contrattuali
I dati sono conservati per il tempo necessario alla gestione del rapporto, e successivamente per i periodi richiesti dagli obblighi di legge, amministrativi, fiscali, contabili e difensivi applicabili alla posizione.
12.3 Dati trattati per finalità di marketing
I dati trattati sulla base del consenso per l’inserimento nella mailing list sono conservati fino a revoca del consenso e, in ogni caso, non oltre 24 mesi dalla sua prestazione o dall’ultimo segnale utile di interazione con le comunicazioni, salvo rinnovo o nuovo consenso.
12.4 Dati relativi a newsletter, comunicazioni promozionali e tracking pixel
I dati trattati per l’invio della newsletter e di comunicazioni promozionali via e-mail, compresi i dati di interazione raccolti mediante tracking pixel o strumenti analoghi, sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono raccolti e comunque nei limiti del consenso prestato, sino alla sua revoca e, in ogni caso, non oltre 24 mesi dalla raccolta del consenso o dall’ultimo segnale utile di interazione, salvo rinnovo o nuovo consenso.
12.5 Dati tecnici e di sicurezza
I dati tecnici e i log strettamente necessari alla sicurezza dei sistemi sono conservati per il tempo strettamente necessario alla relativa finalità, secondo criteri di proporzionalità e minimizzazione.
I dati tecnici relativi alla gestione della newsletter e delle comunicazioni elettroniche, compresi quelli necessari a garantire sicurezza, recapito, continuità del servizio e prevenzione di abusi, sono trattati e conservati nei limiti strettamente necessari a tali finalità.
12.6 Contenzioso o tutela dei diritti
In presenza di contestazioni, diffide, procedimenti o esigenze difensive, i dati pertinenti sono conservati per il tempo necessario alla tutela del Titolare.
12.7 Verifica periodica
Il Titolare effettua una verifica periodica dei dati conservati nel CRM e negli archivi di contatto, al fine di cancellare o aggiornare quelli non più necessari rispetto alle finalità dichiarate.
Il trattamento è effettuato con strumenti cartacei, informatici e telematici, secondo logiche coerenti con le finalità indicate e con misure organizzative e tecniche adeguate.
Le informazioni raccolte tramite i diversi canali di contatto possono essere centralizzate nel CRM del Titolare per consentire una gestione ordinata, coerente e tracciabile delle richieste.
Il Titolare non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato.
Anche quando il modulo di contatto utilizza sistemi automatizzati o di IA per riorganizzare il contenuto del messaggio, tali strumenti non sostituiscono la valutazione umana nella gestione della richiesta.
L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 del Regolamento (UE) 2016/679, tra cui:
ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;
accedere ai dati e ricevere le informazioni sul trattamento;
ottenere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
ottenere la cancellazione dei dati nei casi previsti;
ottenere la limitazione del trattamento;
opporsi al trattamento nei casi consentiti;
ottenere, ove applicabile, la portabilità dei dati;
revocare in qualsiasi momento il consenso prestato per finalità di marketing, iscrizione alla newsletter e tracciamento tramite tracking pixel, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
proporre reclamo all’Autorità di controllo competente (Garante per la protezione dei dati personali).
Tali diritti possono essere esercitati anche con specifico riferimento ai dati relativi all’interazione con le newsletter e le comunicazioni promozionali rilevati mediante tracking pixel o strumenti analoghi.
Le richieste vanno inviate ai recapiti del Titolare indicati all’art. 1 della presente informativa.
Per chiarezza:
- la presente privacy policy disciplina i dati personali raccolti tramite i canali di contatto, il servizio di newsletter e la loro successiva gestione nel CRM;
- la cookie policy disciplina i cookie e gli altri strumenti di tracciamento utilizzati durante la navigazione sul sito web;
- i singoli strumenti di contatto (e-mail, form, WhatsApp) e i moduli di iscrizione alla newsletter sono accompagnati da specifiche informative brevi o formule di raccolta del consenso al momento del conferimento dei dati, fermo restando che la disciplina generale del trattamento resta definita dalla presente privacy policy.
La presente informativa può essere aggiornata per modifiche organizzative, tecniche o normative, oppure in caso di introduzione di nuovi strumenti di contatto, nuove funzionalità del CRM o diversi sistemi automatizzati di gestione delle richieste.
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